本校實施公文電子化屆滿一年了。經過一年來的導入、成長與洗鍊，本校電子公文的實施已有具體成效，成為全國公、私立大學的典範。這樣優異的表現及效率，深獲全國各大學矚目及好評，紛紛組團到本校參訪，包含中興大學、中原大學、玄奘大學、文藻外語學院...等校，來校參訪觀摩或諮詢本校「公文電子化」作業，吸取東海大學的導入經驗。
　
　本校電子公文導入與執行，在程海東校長的理念與貫徹執行下，全面正式上線後，不論校內外所有函稿、通知、簽呈、用印申請等都以線上簽核、傳遞進行。據統計從95年7月上線至今，本校全部的公文數有４萬多件電子文(僅有不到 10%有紙本附件)，其運作、傳遞與簽核，從收創文到決行，快速有效的處理，已有具體成效。猶記得去年本校推動公文電子化時，歷經一次次的規劃小組會議、密集的教育訓練、接不完的詢問電話、一連串的教導操作。剛開始，真的可以用「應接不暇」來描述忙碌的情形，但經過相關同仁耐心和熱心的服務，以及學校同仁認真學習與適應，大家終究克服了種種困難。這段期間雖然辛苦，如今大家上線操作已漸入佳境，甚至駕輕就熟，這項經由全體同仁努力的成果，值得珍惜。
　
　為了提供更優質數位公文服務，今年5月中旬，本校秘書室與計中合作針對公文系統使用與建議問卷與滿意度作全校性的調查，該問卷依據不同的公文身份做統計，同仁對於行政效率、紙本量減少、服務滿意度大多表示『有效率』、『同意』、 『滿意』，而對系統功能性的滿意也多數表示『同意』 。此外，八月上旬校方假良鑑聽舉行滿周年的檢討說明會，會中全校同仁熱烈提供建議與雙向溝通。雖然本校公文e化已大幅邁進，我們也發現仍然有許多待改善的空間。在問卷調查中有許多熱心的同仁提出意見，不論是公文流程精簡、系統操作介面或統計分析上，校方會因應各方的建議，於下階段再作改版、更新，使公文系統更臻完善。
　
　比爾蓋茲曾在其『數位神經系統』一書提到，數位神經系統就像人類的神經系統般，把資訊井然有序地流動，並快速、即時處理與決策。我們的公文系統不正是如此嗎？它就像神經系統，穩健而有效的運作，迅速地把e化公文、資訊傳達給全校各單位、教職員同仁即時處理與決策。數位時代網路、資訊營造了資訊的分享，更形塑了全新的行政空間。行政辦公的自動化使得全校教職員不論何時何地，都能夠輕易上網處理公文，資料數位化、流程透明化的效果，帶來了整體行政效率的提升。
　
　公文系統已成為全校教職員每天必上線使用的校務系統，屆滿一週年的公文系統，陸續將進行功能更新、加強介面親和力，請全體同仁們今後仍持續給予支持，深信這「第一步」將會帶來更多的突破與創新。