秘書室、電算中心

本校「公文管理資訊系統」，已於7月1日正式上線實施，為避免作業上的負擔，過渡階段為期2週所採之電子與紙本公文「併行」措施，期滿停止適用。自7月17日起，改採電子公文單軌制。

一、本校公文電子化上線實施初始，感謝全體教職員同仁的協助及努力。秘書室與電算中心已彙整此段併行期間諸多同仁所提供的寳貴意見，研議改善流程，精簡作業平台，以期建立合理、有效且人性化的公文資訊系統。相關改善措施，將於7月19日及20日教育講習時一併說明。

二、自本年7月17日起，停用電子與紙本公文「併行」措施，除依「東海大學文書電子化處理要點」所定之例外得使用紙本方式為之外，均改採電子公文單軌制。各單位如有急件並須於當日完成程序之文書，經通知本室登記後，得先以「紙本」方式處理，但仍必須於結案前，利用「公文管理資訊系統」補送電子檔公文，以完備行政程序。

三、「校外來文」之傳遞送達，自7月17日起，將以下列方式辦理：
1.電子來文
由文書組收文人員透過「公文管理資訊系統」將電子來文之電子檔(含附件檔)直接傳送至一級單位登記桌簽收(原有由文書組印出「電子文紙本」並予送達簽收之方式，自本年7月17日起取消。)
2.紙本來文
由文書組收文人員參照本校「東海大學文書電子化處理要點」之規定，將紙本來文掃瞄成電子檔並透過「公文管理資訊系統」機制作電子傳送，同時，也將原實體紙本公文併送相關一級單位登記桌簽收。
3. 一級單位登記桌經簽收「電子公文檔」或「紙本公文掃瞄檔暨其實體紙本公文」，其後續下傳二級單位登記桌及承辦人之流程，亦請比照前述作業方式辦理。

四、各單位承辦公文，如需送會其他單位時，請承辦人務必由「公文管理資訊系統」中，自行登錄送會（含紙本附件），毋須先送秘書室登錄。